小区物业最近换了新的门禁系统，张阿姨发现每次进出都会被自动拍照留存。她有点担心：这些记录存多久？谁能看？会不会泄露？其实，这背后牵扯的就是日志系统的合规问题。
不是所有记录都能随便留
很多单位觉得，装了监控、用了系统，顺手把操作日志、访问记录全存下来才安心。可现实是，数据存多了反而容易惹麻烦。比如某家健身房曾因长期保留会员的进出时间、锻炼频次等日志，且未明确告知用户，被监管部门约谈整改。
根据《网络安全法》和《个人信息保护法》，收集和存储用户行为日志必须有明确目的，不能“为存而存”。像登录时间、IP地址、操作动作这类信息，属于个人信息范畴，处理时得遵守最小必要原则——也就是只采集业务必需的部分。
保存期限不是越长越好
有家公司为了查一个误操作，翻出了两年前的日志。听起来挺实用，但问题来了：法规规定一般系统日志建议保存不少于6个月，最长通常不超过1年，除非有特殊行业要求。银行、电信等行业因涉及重大安全责任，可能需要保存更久，但也必须经过审批并做好加密防护。
普通企业若无特别依据长期留存，反而可能成为数据泄露的隐患点。一旦发生信息外泄，保存时间越长，追责风险越大。
谁可以看，怎么查，都得有规矩
李师傅在物业公司做技术维护，有次帮同事查门禁异常，顺手导出了整栋楼的通行记录。事后被指出违规——即便内部人员，也不能随意调取完整日志。合规的做法是：设置分级权限，记录每一次查询行为，并保留审计轨迹。
例如，只有安全管理员才能导出原始日志，普通运维只能看到脱敏后的摘要信息。同时，每次访问都要留下“操作日志”，形成“日志的日志”，防止滥用。
技术实现也得跟上规范
一套合规的日志系统，不只是后台默默记录那么简单。它需要具备基本的数据分类、加密存储、访问控制和定期清理机制。下面是一个简单的日志存储配置示例：
<log_config>
<retention_period>180</retention_period> <!-- 保留180天 -->
<encryption_enabled>true</encryption_enabled>
<access_roles>
<role name="admin" permission="read,export"/>
<role name="operator" permission="read"/>
</access_roles>
</log_config>这样的结构能确保技术层面与管理要求对齐，避免因配置不当导致违规。
别忘了告诉用户你在记什么
超市收银台旁边贴着“店内视频监控中”的提示牌，这就是一种告知。同理，如果你的应用或服务会记录用户操作日志，就得在隐私政策里写清楚：记了哪些内容、用来做什么、保留多久、如何保障安全。
没有明示告知，哪怕技术再完善，也算不上合规。用户有权知道自己是否正被记录，也有权申请查阅或删除自己的部分日志数据。